Company Outing di Bali: Lebih Baik Rencanakan Sendiri atau Pakai Vendor?

Merencanakan company outing sendiri sering terlihat sederhana di awal.

Pilih tanggal, cari hotel, sewa kendaraan, tentukan aktivitas, lalu informasikan jadwal kepada peserta.

Untuk acara tertentu, memang sesederhana itu.

Namun ketika jumlah kebutuhan mulai bertambah—hotel, transportasi, beberapa aktivitas, makan, meeting, dokumentasi, entertainment, perubahan jumlah peserta, sampai rencana cadangan jika cuaca berubah—pekerjaan yang tadinya terlihat seperti membuat itinerary mulai berubah menjadi pekerjaan koordinasi.

Di titik ini, pertanyaan yang perlu dijawab bukan hanya:

“Lebih baik mengurus sendiri atau memakai vendor?”

Pertanyaan yang lebih penting adalah:

“Seberapa besar beban koordinasi acara ini, dan apakah tim internal punya kapasitas untuk mengelolanya?”

Karena jumlah peserta bukan satu-satunya penentu.

Outing untuk 20 orang bisa cukup kompleks jika terdiri dari banyak lokasi dan supplier. Sebaliknya, acara untuk 70 orang bisa lebih sederhana jika seluruh kegiatan berlangsung di satu venue dan perusahaan memiliki tim internal yang sudah terbiasa mengurus event.

Mulai dari Beban Koordinasi, Bukan Jumlah Peserta

Headcount tetap penting, tetapi jangan menggunakannya sebagai satu-satunya ukuran.

Untuk melihat seberapa rumit sebuah company outing, ada enam hal yang lebih berguna untuk diperiksa:

Peserta Berapa orang yang ikut dan apakah ada kebutuhan khusus seperti dietary requirement, mobilitas, rooming, atau jadwal kedatangan yang berbeda?

Supplier Berapa pihak yang harus dikoordinasikan? Hotel, kendaraan, venue, restoran, facilitator, entertainment, dokumentasi, atau production?

Pergerakan Apakah peserta hanya datang ke satu tempat, atau berpindah dari hotel ke aktivitas, kemudian dinner, lalu kembali ke hotel?

Program Apakah acaranya hanya lunch dan aktivitas ringan, atau terdiri dari meeting, team building, gala dinner, awarding, live entertainment, dan dokumentasi?

Risiko operasional Apakah ada kegiatan outdoor, jadwal penerbangan, cuaca, perubahan peserta, atau ketergantungan pada beberapa supplier?

Kapasitas tim internal Apakah ada PIC yang memang mempunyai waktu, kewenangan, dan pengalaman untuk mengurus semuanya?

Enam hal ini biasanya memberi gambaran yang lebih jelas dibanding sekadar melihat jumlah peserta.

Kapan Company Outing Masih Praktis Dikelola Sendiri?

Mengurus outing secara internal bukan pilihan yang buruk.

Untuk acara yang sederhana, justru tidak selalu perlu menambah lapisan koordinasi melalui vendor.

DIY atau pengelolaan internal bisa dipertimbangkan ketika:

• kegiatan berlangsung di satu lokasi;
• hanya ada sedikit supplier;
• program tidak terlalu kompleks;
• perpindahan peserta minim;
• perusahaan sudah mengenal venue atau supplier yang digunakan;
• ada PIC internal yang mempunyai cukup waktu;
• risiko operasional relatif rendah;
• keputusan bisa dibuat dengan cepat oleh tim internal.

Bayangkan perusahaan dengan 15 orang ingin mengadakan outing satu hari di Bali.

Peserta berangkat bersama dari kantor, menggunakan satu kendaraan, mengikuti satu aktivitas, makan siang di lokasi yang sama, lalu pulang.

Jika tim internal sudah mengetahui supplier yang akan digunakan, acara seperti ini bisa saja dikelola tanpa full-service vendor.

Yang perlu diperhatikan bukan apakah tim mampu mengurusnya, melainkan apakah pekerjaan tersebut masih proporsional dengan waktu yang dibutuhkan.

Karena semakin banyak hal yang harus dikoordinasikan, semakin banyak pula waktu tim yang berpindah dari pekerjaan utama ke pekerjaan event.

Ada Pilihan di Tengah: Hybrid atau Partial Support

Perusahaan tidak harus memilih antara mengurus semuanya sendiri atau menyerahkan seluruh acara kepada satu vendor.

Ada pilihan ketiga: hybrid atau partial support.

Dalam model ini, perusahaan tetap mengendalikan bagian yang memang lebih efektif dipegang internal, sementara bagian operasional tertentu diserahkan kepada partner.

Contohnya, tim internal menangani:

• tujuan acara;
• approval budget;
• komunikasi kepada karyawan;
• daftar peserta;
• konten internal;
• keputusan management.

Sementara vendor menangani:

• transportasi;
• hotel;
• venue;
• team building;
• F&B;
• local logistics;
• on-ground coordination.

Modelnya juga bisa lebih sederhana.

Perusahaan mungkin sudah memiliki hotel dan restoran, tetapi membutuhkan partner untuk menyusun team building dan transportasi.

Atau perusahaan sudah memiliki konsep acara sendiri, tetapi membutuhkan bantuan untuk mencari supplier dan mengelola pelaksanaan di Bali.

Pendekatan seperti ini berguna ketika tim masih ingin memegang kendali atas konsep, tetapi tidak ingin menangani seluruh detail operasional.

Dengan kata lain, pertanyaannya tidak selalu:

“Pakai vendor atau tidak?”

Bisa juga:

“Bagian mana yang paling efektif kami pegang sendiri, dan bagian mana yang sebaiknya dibantu?”

Kapan Layanan Penuh Mulai Berguna?

Dukungan full-service mulai lebih relevan ketika beberapa bentuk koordinasi muncul bersamaan.

Misalnya sebuah company outing membutuhkan:

• hotel;
• airport transfer;
• transportasi selama acara;
• team building;
• meeting room;
• lunch dan dinner di tempat berbeda;
• entertainment;
• awarding;
• sound system;
• dokumentasi;
• beberapa supplier dengan timeline masing-masing.

Tidak ada satu kebutuhan yang terlalu rumit jika dilihat sendiri.

Tantangannya muncul ketika semuanya harus berjalan dalam satu rangkaian acara.

Vendor atau planning partner kemudian berfungsi sebagai titik koordinasi utama antara berbagai kebutuhan tersebut.

Layanan penuh bisa dipertimbangkan ketika:

• acara berlangsung beberapa hari;
• terdapat banyak supplier;
• peserta sering berpindah lokasi;
• ada beberapa jenis program;
• acara membutuhkan production atau entertainment;
• terdapat banyak kebutuhan peserta;
• jadwal perencanaan cukup pendek;
• tim internal tidak mempunyai cukup waktu untuk melakukan follow-up harian;
• perusahaan ingin mempunyai satu PIC untuk koordinasi operasional.

Namun menggunakan full-service vendor tidak otomatis berarti acara akan lebih murah atau lebih baik.

Nilai utamanya berada pada berapa banyak pekerjaan koordinasi yang tidak lagi harus ditangani langsung oleh tim internal.

DIY, Hybrid, atau Full-Service?

Tiga pendekatan ini tidak perlu dilihat sebagai tingkatan dari buruk ke baik.

Masing-masing cocok untuk situasi yang berbeda.

Yang penting adalah memilih model berdasarkan kebutuhan acara, bukan karena salah satu terdengar lebih profesional.

Jangan Hanya Membandingkan Vendor Fee

Salah satu alasan perusahaan memilih DIY adalah menghindari biaya vendor.

Pertimbangannya wajar.

Namun untuk membandingkan dua pilihan dengan lebih lengkap, jangan hanya melihat satu baris biaya di quotation.

Ada beberapa jenis beban yang perlu diperhatikan.

Biaya langsung

Ini adalah biaya yang tetap ada, baik acara dikelola sendiri maupun menggunakan vendor:

• hotel;
• kendaraan;
• venue;
• makan;
• aktivitas;
• production;
• entertainment;
• dokumentasi.

Biaya planning atau management

Jika menggunakan vendor, bisa ada management fee, service fee, atau margin sesuai struktur masing-masing penyedia.

Bagian ini biasanya terlihat jelas di proposal atau quotation.

Waktu koordinasi internal

Bagian ini lebih mudah terlewat.

Sourcing supplier, meminta quotation, membuat perbandingan, mengubah rundown, mengejar konfirmasi peserta, mengatur invoice, melakukan site coordination, sampai menjawab perubahan menjelang hari acara semuanya menggunakan waktu tim internal.

Tidak perlu mengubah setiap jam tersebut menjadi angka rupiah.

Tetapi waktu tetap merupakan resource perusahaan.

Beban saat terjadi perubahan

Perubahan jumlah peserta, jadwal penerbangan, cuaca, venue, atau supplier bisa terjadi mendekati acara.

Jika acara dikelola sendiri, siapa yang akan mengurus perubahan tersebut?

Jika memakai vendor, apakah perubahan itu termasuk dalam scope?

Karena itu, pertanyaan yang lebih berguna bukan sekadar:

“Berapa vendor fee-nya?”

Tetapi:

“Berapa banyak pekerjaan yang sebenarnya dipindahkan dari tim internal kepada vendor?”

Dua Event dengan Jumlah Peserta Sama Bisa Sangat Berbeda

Misalnya ada dua perusahaan yang sama-sama membawa 40 peserta.

Event A

Seluruh peserta tinggal di Bali.

Acara berlangsung satu hari.

Satu venue.

Satu kendaraan.

Satu aktivitas.

Lunch di lokasi yang sama.

Tim HR mempunyai PIC yang sudah sering mengurus acara.

Event seperti ini masih cukup mudah dikelola internal.

Event B

Pesertanya juga 40 orang.

Tetapi sebagian datang dari Jakarta dengan penerbangan berbeda.

Ada airport transfer, hotel, meeting, team building di pantai, dinner di venue lain, entertainment, dokumentasi, lalu airport transfer kembali keesokan harinya.

Jumlah pesertanya sama.

Beban koordinasinya tidak.

Inilah alasan mengapa angka peserta sebaiknya tidak digunakan sebagai satu-satunya threshold untuk menentukan apakah vendor dibutuhkan.

Contoh dari Lapangan: Mengelola Flow Sekitar 60 Peserta

Dalam gathering Body Factory Bali yang pernah dikoordinasikan ConsciousTravel, program melibatkan sekitar 60 peserta dan beberapa jenis kegiatan dalam satu rangkaian acara.

Ada aktivitas kelompok di pantai, group exercise, perpindahan program, dinner, live entertainment, hingga awarding.

Yang membuat acara seperti ini menuntut koordinasi bukan hanya jumlah peserta.

Setiap fase memiliki kebutuhan berbeda:

aktivitas → transisi → social programme → dinner → entertainment → awarding

Peserta perlu bergerak bersama, vendor perlu mengikuti rundown, perubahan harus diketahui PIC terkait, dan energi acara perlu dijaga sampai program malam selesai.

Pada format seperti ini, fungsi coordinator bukan sekadar memberi tahu peserta jam berapa acara berikutnya dimulai.

Koordinator harus memastikan setiap bagian saling tersambung.

Apa yang Tetap Harus Dipegang Perusahaan Meski Menggunakan Vendor?

Menggunakan vendor bukan berarti seluruh tanggung jawab berpindah keluar perusahaan.

Ada keputusan yang tetap lebih tepat dimiliki tim internal.

Cara Membandingkan Vendor Company Outing

Jika perusahaan memutuskan menggunakan vendor, jangan hanya membandingkan nama paket dan total harga.

Dua proposal dengan angka yang mirip bisa menawarkan scope yang sangat berbeda.

Periksa beberapa hal berikut.

Scope

Apa saja yang benar-benar termasuk?

Apakah transportasi, venue, facilitator, meal, dokumentasi, dan on-ground coordinator sudah termasuk atau terpisah?

Asumsi quotation

Proposal dibuat berdasarkan berapa peserta?

Berapa jam penggunaan kendaraan?

Berapa lama venue digunakan?

Apa standar kamar atau menu yang digunakan?

PIC

Siapa contact person sebelum acara?

Siapa PIC pada hari pelaksanaan?

Apakah satu orang menangani keseluruhan acara atau berbeda untuk setiap supplier?

Koordinasi supplier

Siapa yang menghubungi hotel, transport, restaurant, facilitator, production, dan supplier lain?

Jangan sampai perusahaan menggunakan vendor, tetapi tetap harus menghubungi setiap pihak sendiri.

Rundown

Apakah vendor hanya membuat itinerary untuk peserta, atau juga memiliki operational rundown untuk tim pelaksana?

Operational rundown biasanya membutuhkan detail berbeda: siapa PIC-nya, kapan supplier datang, kapan setup selesai, kapan kendaraan standby, dan siapa yang mengambil keputusan jika ada perubahan.

Perubahan

Bagaimana jika:

• jumlah peserta berubah;
• jam acara bergeser;
• venue berubah;
• aktivitas dibatalkan;
• cuaca tidak mendukung?

Pahami proses perubahan sebelum acara berjalan.

Commercial terms

Periksa:

• payment schedule;
• cancellation;
• reschedule;
• overtime;
• tax atau service charge;
• quotation validity.

Jangan menunggu perubahan terjadi untuk membaca kembali ketentuannya.

Pengalaman yang relevan

Portofolio penting, tetapi jangan hanya bertanya apakah vendor pernah menangani company outing.

Tanyakan apakah mereka pernah menangani jenis kebutuhan yang mirip.

Event satu venue tentu berbeda dari multi-day corporate trip dengan banyak supplier dan perpindahan.

Informasi yang Sebaiknya Dikirim Saat Meminta Proposal

Vendor akan lebih mudah memberi rekomendasi jika brief yang diterima cukup jelas.

Perusahaan tidak harus sudah mempunyai itinerary final.

Minimal siapkan:

• nama perusahaan;
• tujuan acara;
• jumlah peserta;
• profil peserta jika relevan;
• tanggal atau periode;
• durasi;
• lokasi keberangkatan;
• apakah membutuhkan hotel;
• aktivitas yang diinginkan;
• kebutuhan meeting;
• transportasi;
• makan;
• entertainment;
• dokumentasi;
• kebutuhan khusus peserta;
• kisaran budget;
• bagian yang ingin ditangani internal;
• bagian yang ingin dibantu vendor.

Jika belum tahu apakah membutuhkan full-service, tuliskan saja kebutuhan apa adanya.

Contohnya:

“Kami merencanakan outing dua hari untuk sekitar 50 peserta. Hotel sudah ada, tetapi kami membutuhkan transportasi, team building, dinner, dan bantuan koordinasi selama acara.”

Brief seperti ini jauh lebih berguna daripada hanya menulis:

“Mohon kirim paket outing 50 pax.”

Vendor kemudian bisa memberi rekomendasi berdasarkan scope yang memang dibutuhkan.

COMPANY OUTING BALI

Belum Yakin Perlu Full-Service atau Cukup Partial Support?

Ceritakan jumlah peserta, tanggal, tujuan acara, durasi, dan gambaran program. Tim ConsciousTravel dapat membantu melihat bagian mana yang masih bisa dikelola internal dan bagian mana yang lebih praktis dibantu.

Ceritakan Rencana Outing-mu

FAQ

Apakah company outing harus menggunakan vendor?

Tidak.

Company outing dengan scope sederhana, sedikit supplier, dan PIC internal yang memiliki cukup waktu bisa dikelola sendiri.

Vendor mulai lebih berguna ketika kebutuhan koordinasi bertambah atau tim internal tidak mempunyai resource untuk menangani semuanya.

Berapa peserta yang sebaiknya mulai menggunakan vendor?

Tidak ada jumlah peserta yang berlaku untuk semua acara.

Jumlah peserta memang memengaruhi kebutuhan operasional, tetapi jumlah supplier, perpindahan, program, durasi, risiko, dan kapasitas internal juga perlu diperhitungkan.

Apakah vendor harus mengurus seluruh acara?

Tidak.

Perusahaan bisa menggunakan model hybrid atau partial support.

Misalnya perusahaan tetap mengurus komunikasi peserta dan konsep internal, sementara vendor menangani transportasi, aktivitas, venue, atau on-ground coordination.

Apa bedanya EO, travel agent, dan corporate travel partner?

Scope masing-masing penyedia bisa berbeda.

EO biasanya lebih berfokus pada produksi dan pelaksanaan event. Travel agent lebih dekat dengan kebutuhan perjalanan seperti flight, hotel, dan transportasi. Corporate travel atau event partner bisa menggabungkan beberapa kebutuhan tersebut.

Daripada hanya melihat kategorinya, periksa scope layanan yang benar-benar tercantum dalam proposal.

Apakah memakai vendor selalu lebih mahal?

Tidak bisa disimpulkan hanya dari satu angka.

Perusahaan tetap perlu membandingkan biaya langsung, vendor fee atau management fee, waktu koordinasi internal, serta pekerjaan apa saja yang sudah termasuk dalam scope.

Vendor juga tidak otomatis membuat acara lebih murah.

Apa yang tetap harus diurus HR atau GA jika menggunakan vendor?

Tim internal tetap perlu menentukan tujuan, budget, peserta, decision maker, kebijakan perusahaan, approval, serta komunikasi internal.

Vendor membantu menerjemahkan kebutuhan tersebut menjadi perencanaan dan pelaksanaan operasional.